Dans les coulisses à J-6

Cette semaine je me suis immergé dans un autre aspect des JO : le programme Hospitalité avec la prestation d’accompagnement réalisée par Panasonic, un des partenaires mondiaux. Ce sera mon travail pendant 18 jours et pour cela j’ai dû me former.

Cette société japonaise fournit tous les équipements et technologies audiovisuels depuis les JO de Calgary en 1988. Tout au long de la formation on nous a dit que notre accréditation TOP sera un sésame à l’entrée ou dans les sites olympiques pour résoudre rapidement tout problème. On verra bien !

Notre équipe est constituée de 34 guides, venues staff (équipiers sur sites), coordinatrices et coordinateurs pour accompagner environ 400 managers de Panasonic en Asie et en Europe. Leurs séjours seront assez courts : chaque groupe est invité 2-3 jours pour les Jeux et assistera à 1 à 3 épreuves. Le premier jour sera intense car il comprend du tourisme à Versailles et la participation à la cérémonie d’ouverture sur la Seine. Je serai mobilisé pendant 16h.

L’hôtel se situe près de la Tour Eiffel, en zone SILT (grise) très sécurisée. Jeudi était le premier jour d’utilisation du Pass Jeux (QR code) : les policiers étaient bienveillants car de nombreuses personnes n’avaient pas anticipé ou pas obtenu ce fameux laisser-passer. Pour ma part je ne l’ai reçu que le soir mais après seulement 48h d’attente. 300 000 ont été accordés par la préfecture.  

Les stations de métros seront fermées le 26 juillet dans les quartiers limitrophes de la cérémonie. Les déplacements se feront à pied ! Il faudra environ 45 mn pour rejoindre les gradins des quais de Seine depuis l’hôtel. C’est une épreuve sportive pour les visiteurs aussi, surtout si la chaleur attendue se confirme. Cela fera sans doute le bonheur des cafés-restaurants qui tirent actuellement la langue dans une zone SILT très calme. Seule une boulangère de l’avenue de Suffren se disait satisfaite jeudi de voir autant de monde. A partir de la semaine prochaine elle ne proposera plus de formules économiques le midi et les sandwichs seuls vont monter à 9€. La médaille d’or !

Pour la durée de la mission qui va durer du 25 juillet au 11 août on m’a surtout associé à des groupes en provenance de Chine. Je vais pouvoir rendre à ces visiteurs l’excellent accueil que j’ai toujours apprécié quand je travaillais comme commercial export dans ce pays !

Un nouveau parc urbain près du Stade de France

Pendant les 3 jours de formation notre équipe a appris à se connaître, à se comprendre (nous représentons 10 nationalités) et à travailler ensemble. Panasonic a réfléchi pendant des mois tous les aspects de l’accueil de ses invités. Les Japonais ont un mot pour désigner l'hospitalité : "Omotenashi". Ce terme désigne l'action de fournir un service détaillé de diverses manières pour permettre aux invités de passer un moment relaxant et mémorable en les plaçant au premier plan. Un exemple de meilleur Omotenashi est lorsque l'hôte anticipe les besoins du client à l'avance et offre un service agréable auquel les clients ne s'attendent pas.

Nous devons suivre une procédure de 130 pages où toutes les situations ont été prévues, y compris une guerre ou un tremblement de terre ! Quand je vois la préparation que cela représente pour du guidage et de l’accompagnement de touristes j’ai le vertige rien qu’à imaginer l’ampleur du travail pour accueillir les délégations sportives !

Cela représente beaucoup d’actions à maîtriser mais nous sommes sereins car le travail est partagé entre de nombreuses personnes et on peut compter les uns sur les autres. J’ai bien aimé ce que le chef des opérations nous a dit (en anglais) : « nos invités sont déjà heureux (tout est gratuit), faites-leur passer de bons moments. Soyez un expert dès le premier jour. Soyez calmes et rassurants et ils vous feront confiance ». C’est du bon sens mais cela fait du bien de l’entendre.

Un aspect important de notre formation a été de se familiariser avec les 10 sites olympiques où nous accompagnerons les clients. Nous n’avons pas pu y pénétrer car ils étaient fermés. Pour y arriver notre car a emprunté les voies olympiques Paris 2024 situées à gauche sur le périph. Elles sont spécialement réservées aux véhicules ayant un VAPP (accréditation pour les véhicules). C’est effectivement très rapide. Les contrôles se font par radars automatiques.

Si la plupart des sites est achevée les abords ne le sont pas toujours, ce qui nous a parfois déçus pendant nos repérages. Par exemple le site du Bourget (escalade) n’accueillera des épreuves qu’à partir du 4 août et les travaux d’accès (allées, entrées) se poursuivront pendant encore trois semaines.

Les parkings des cars réservés aux partenaires mondiaux sont parfois assez éloignés des entrées visiteurs qu’on nomme PSA (pedestrian screening access). Les équipements sont prêts : barrières de sécurité, scanners etc… Pour accéder au Parc des Princes nous avons marché presque 30 mn. Nous nous sommes souvent demandés si c’était pareil dans les villes hôtes des JO précédents car l’expérience risque d’être rude pour certains spectateurs même s’ils aiment le sport ! Les transports en commun seront peut-être une alternative plus proche.

PSA Centre Aquatique

PSA Champ de Mars

Les sites éphémères n’ont pas toujours la beauté rêvée des grands stades mais le plus impressionnant est sans doute à mes yeux le Stade Tour Eiffel qui accueillera le beach volley : gradins très hauts, sable fin, vue imprenable sur la Dame de fer.

Nos clients asiatiques ont choisi de voir 13 épreuves, avec une préférence pour la natation, l’athlétisme et le tennis de table. Les sports les moins prisés sont le tennis, le football et l’escalade.

Je voulais vous faire partager l’ambiance et l’état d’esprit à quelques jours du lancement officiel. Ce n’est que le début des découvertes des sports et de la famille olympique. J’ai eu le droit aussi à ma première surprise. En voyant mon accréditation on m’a demandé si je connaissais Lucie Schoonheere ? Elle a 14 ans, c’est la plus jeune athlète française de ces JO ! Championne de skateboard, elle arrive avec de grandes chances de médaille d’or ou d’argent. C’est cela aussi l’alchimie des Jeux …